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物流系统基本操作流程(E​R​P​供​应​链​系​统​操​作​流​程)

发布时间:2015-01-17    浏览次数:1815
本流程主要讲述企业内部供应链系统的操作。财务管理系统、生产计划管理、成本管理系统另行说明,这里仅说明其与购销存紧密相关的一部分内容。 
本办法所涉及的是电算化信息流中单据的处理,其依据为软件本身的功能特点及公司的业务处理流程。电算化操作与业务处理即紧密联系,又有本质区别。 下面分别从几个方面说明: 
一、  公共操作问题 1、      基础资料权限。 
供应商由采购部门指定人员负责增加、修改;财务人员可增加修改非出入库的供应商,但必须按指定人员规则增加,并将增加记录下来,及时向指定人员反馈。 
客户由市场销售部门指定人员负责增加、修改、删除;财务人员增加修改时同上。 
物料由指定人员负责增加、修改、删除,仓库保管给予协助; 部门、职员、仓库由系统操作员负责增加、修改、删除。 
各操作员对上述基础资料需要进行增加、修改的,直接与相应人员联系,相应人员不在公司而又急需处理的,与系统操作员联系。系统操作员对上述资料进行操作后,要及时告知相应指定人员。 
各操作员对发现的供应商、客户、物料等重码作好记录交指定人员处理,也可通知系统操作员。操作员在调用基础资料时,尽可能使用搜索功能,不要在浏览状态下没在找到就增加。 
系统操作员知道有重码时,要及时删除多余的,使用后不能删除的,要查看重码资料已使用情况,如果能及时将重码资料修改为一个,其他的就可删除了。 
2、      操作权限 
系统操作员针对各操作员自身的工作情况分配操作权限,对操作员进行技术指导,对各操作员的工作情况进行协调和监督检查。 
操作员发现不能使用某一自己所应具备的功能时,及时向系统操作员提出。 相同或相关岗位的操作员之间、操作员与系统操作员之间要多加强沟通与交流。 
3、几种常用常见情况
如果大家看到“该模块使用已超过最大数,并且使用时间已超过三个月”,请你及时与系统管理员联系; 
出现“你没有操作权限”提示时,应及时与系统操作员联系; 如果大家看到长时间“正在调用中间层”,请与系统维护员联系。 有几点大家要学会:一是通过PING命令来测试与服务器之间网络是否是通的,其方法为:单击开始----运行,录入PING 10.10.0.X,看其运行状况;二是登录WIN98或WIN2000时一定要用指定用户名及密码,这样服务器才会同意你访问,给大家的用户名不要随意更改,密码使用指定的;三是知道你的机器名及IP是多少,以后出现问题管理员会问你你的机器名或IP什么的。 
二、  操作中需注意的几点 
物料的所有出入库须及时录入,这一点是根本原则,不要因为考虑与总帐一致或其他原因不处理。不论是借货还是退货、展览用货,只要是出入库都要及时做单据。当然暂放的待检出入库不要做单据,这种情况如果时间较长,可以利用虚仓管理,遇到具体情况时与系统管理员沟通使用方式。 
在未打算取消手工单据且领导未参与审核前,制单和审核可为同一人,逐步转换到领导参与及取消手工情况下,另行制定单的审核要求。 
各操作员应经常使用公告板进行交流。将公告板设为启动功能,每次开机后就进入到此功能,随时收发信息,这样避免因联系不便造成工作延误。这种信息主要发给本单位的相关人员。发给系统管理员(组长)的请在内网上进行(OA)。 
三、  各系统的具体操作 
所有系统的功能分处理功能和查询功能,未加特别说明的,制作人同时为审核人。业务处理是通过制作、审核、修改各单据来实现的。 
1、采购系统 
采购申请单  如果已经使用BOM的单位,尽可能使用采购申请单的外购配套录入或计划系统录入,没有使用计划系统和BOM功能的单位可不录入采购申请单。 
采购申请单由采购计划人员录入。 
采购订单  制作采购申请单的单位,采购订单需关联采购申请单制作,采购订单数量不得超过申请单数量;不需制作采购申请单的单位采购订单手工录入。 
采购订单必须录入价格。严格说来,没有价格的订单不能向对方订货,不能称其为订单(合同)。如果有少量的订单在制作时不能确定价格,在备注中要说明情况,在财务人员月底核算时要向其说明实际谈定的价格。采购订单下达时,
知道对方所开发票税率与默认税率不一致时,应填上税率,以便入库单金额相对准确。 
采购订单由采购人员制作,可设定单据套打打印成合同形式。 
收货通知单  收货通知单作为检验结果单使用,收货通知建议原则上由谁收到货物就由谁制作。制作必须准确及时。本来供应商送来货后,需有人收货并给签收送货单,此处收货通知单可与送货单联系起来使用。收货通知单上增加了一列送检数和合格率,原单据上有的数量在入库前改为合格数量。 
退货通知单  退货通知单由质检人员制作。退货通知单只针对未入库的退货情况(已入库退货的,由仓库保管根据有关退货说明关联原入库单制作红字入库单)。退货通知只能手工录入,不要关联收货通知单或外购入库单。由于有了退货后,供应商会再送合格品来,而后送来的做收料通知单要关联采购订单,而采购订单数量又已经被关联且关闭了,所以此时需要系统操作员更改系统设置项“已关闭采购订单可追加执行”,此项应用后,应立即修改还原。 
外购入库单  外购入库单分仓库由仓库保管根据收货通知单制作,输入时应将电脑入库单号写在手工单上,以便查对。 
外购入库单应关联收货通知单录入,退货红字入库单关联原外购入库单录入。 
除办公用品外,原则上所有外购物料均需入库,部分物料实际未通过仓库,但根据管理需要,仍须办理出入库手续: 
由客户自购的部分物料,包含在销售合同总额中,将发票拿到公司来报销的,也须办理出入库手续。程序视同实际外购一样办理。这样避免销售合同(订单)看起来未执行完,开发票时金额不全,造成应收款流失。 
采购员要了解入库单上供应商与发票供应商的情况,两处供应商名称应完全一致。特殊情况的,要在采购订单制作时就要注意,名称应以采购发票名称为准。 
外购入库中有需要进行序列号管理的,入库前就需将序列号编好,不然不能制作入库单。 
采购发票  采购发票关联外购入库单制作并审核。采购发票必须有对应的入库单(含红字),且入库单上的品种、数量、供应商名称、金额等须与手工入库单一致。 

不论出现什么原因,电脑中发票的合计数一定要与手工的发票金额一致,这个一致可以是多张电脑发票金额合计与手工发票一致,但发票上的供应商必须为同一单位。

已经入库后退货的,须由提货人(供应商)在退货单上签字,保管员据此制作红字入库单,红字入库单关联原入库单,无原单的方可手工录入。这种情况千万不可制作出库单。由于系统设定外购入库单必须关联收货通知单生成,因此须由管理员先交设置改后方可制作红字出库单。 
如果退货和补货同时进行,且数量一致,在管理上没有特殊要求的情况下,可不进行补入及冲红处理。 
实际操作过程可能会出现来的发票数量金额为以前入库单的一部分或一张入库单的一部分与其他入库单之和,这种情况要拆单处理,即将原入库单拆为几张来与发票核销。那么一张入库单就变成了N张,分别1/N、2/N。这个主要由发票审核人员来处理。 
拆单之后原来数量精度为0的拆后出现数量精度为---1,此时要在物料中将精度改为—1。 
采购发票和销售发票均有两个号码,一个自动生成的,一个实际的号码。这样的目的是为了能显示实际号码,又不改动“单据号可手工录入”选项。 
如果发票已到货未到,由于没有外购入库单不能审核发票,所以在物流系统中不能制作凭证,但单位一般又想先抵扣进项税,此时可以制作“借:在途物资/应交税金-进项,贷:应付帐款或银行存款”,待货物入库时作“借:原材料,贷在途物资即可。当然如果货与票在一个月内到达或发票不用于抵扣,可以考虑将发票压一压。 
2、销售系统 
销售订单  本软件中的销售订单有销售合同及发货通知单(手工为发货单)的双重作用。我们可以考虑将销售订单视作合同,将其格式设为合同样式,其制作需关联应收系统中的销售合同。 
同时制合同和订单,看起来重复了一些劳动,但我认为是很有意义的一件事。合同在应收款系统到时可以反映发票、收款及合同综合情况;订单可以清晰地反映折扣情况、分业务员及分区域订单情况。同时做了订单之后,发货按照订单或发货通知单发后,再根据发票与销售出库单核销,在销售系统中可以反映订单、发货及发票情况一览表。这些表非常实用。 
由于应收属财务系统其主要反映的是财务信息,订单属于物流系统其主要反映的是物流信息,各有所长。 
为了反映分区域、分渠道的销售订单情况,应将客户相关信息录全,这样才能查看分区域、分行业、分渠道的订单报表。
销售内勤人员制作销售订单。订单制作人员要熟悉合同情况,在发货时间处填写实际要求发日期。如果购买有计划系统,交货日期还要结合到MRP计算时使用。 
销售订单的价格要认真输入,不要将总额弄成与合同上一致就行了,这样不利于查看各成品的实际销售情况,例如某某产品年平均销价情况、年销售毛利等等,到开发票时也很不方便。销售订单上的单价为公司报价,实际成交价为折后单价,这两处单价都要填写完整。由于折扣处只认正数不认负数,所以在出现加价合同时要将价格处改为实际价,此时折后价格与单价一致。考虑折扣价对考核业务员业绩,计算业务员提成很方便,对公司总的看价格趋势也很有用。 
在出现金额合计与折后合计(实际合同额)不一致情况时,不要将差额摊到部分产品上,而应按比例大约摊到所有产品上,这样更能反映实际情况,销售利润毛利表更加真实。 
实际工作中存在合同中含送一些物料,如果这些物料不在虚仓中处理的话,应作为合同的一部分,与主体同等录入,且将合同总金额按所有物料报价分摊。 
销售订单上的单价默认为基础资料中的销售单价,为了方便订单的输入,此数据须及时补充更新。更新数据由销售订单制作人员负责。 
由于现在存在客户与收货单位不是同一单位的情况,所以有必要在销售订单上增加一表头“收货单位”,当客户与收货单位一致时,该项目可以不填,当不一致时就填上。 
发货通知单  发货通知单主要用于销售订单中含有虚拟物料BOM单展开使用。如果用销售订单控制发货出现发货时间不易控制时,可以启用发货通知单作为发货的依据。发货通知单主要用于上述两个方面,否则没有必要使用。 
销售出库单  销售出库单由仓库保管根据销售订单或发货通知单关联制作,时间为实物出库时。 
销售出库单平常只能关联销售订单或发货通知单制作,有些情况不能关联销售订单的,如制作红字销售出库单、确实无销售订单的,由制作人员向系统操作员说明有关情况,系统操作员调整选项后制作。 
出现已销售货物退库的情况,货物送到仓库后应制作红字出库单,红字出库单原则上应关联原出库单,无原单的方可手工录入。 
销售发票  销售发票要输入电脑,录入发票时关联合同,这样应收款系统才能反映发票及收款情况。审核销售发票必须有对应的销售出库单(含红字)。 
销售发票的制作在技术上与采购发票类似。有时也存在拆单的情况。
销售过程中有少量的未发货就先开发票的情况,这种情况严格来说是不应做销售收入入帐的,只是在计算销项税时考虑税金而已。但财务人员都适应了以开发票为做销售收入为准,为了与税务资料一致,也可以先在总帐系统中作一张凭证,“借:应收帐款,贷:收入/税金”,在出库时,再将发票在销售系统中作一次,同时制作一张凭证,贷方一红一蓝。 
大家逐步要适应订单、发票、收款单位尽可能一致,如签合同是甲、回款是乙的情况,还有的是合同是集团(总局)签定,收货付款是各分支单位,财务人员与业务人员一定要沟通处理好这种情况。各单位都存在这种情况,看来不是很好处理。 
  
3、仓存系统 
外购入库单  外购入库单的处理见上采购系统中的相关部分。 
产品入库单  产品含产成品和自制半成品。购买且已使用生产系统的,产品入库单须关联生产任务单制作,没有生产任务单的可手工录入产品入库单。保管应在产品入库手工单上填写电脑编号。车间领取已入库成品进行改进、返工、返修的,作为借货(属其他出库)处理。对于产品入库单要把握一个原则:每月产品入库数量(含红字冲减后)与实际生产入库数量一致,作为计件工资的基本依据,其他业务引起的出入库不在此处理。 
产品入库单中物料有需序列号管理的,入库前需编好序列号。 委外加工入库单参照产品入库单。 
只有外购入库单才能钩对审核,委外入库单不能与发票钩对审核。但其可制作费用发票。????(委外管理还需探讨) 
其他入库单  指除上述外的入库业务,不包含销售退库、领料退库、借货退库、盘盈入库等。 
需要指出的是,保管人员在制作验收入库单据时,要注意分清外购入库、委外入库、产品入库及其他入库。 
如果其他入库有几大种类,可以细分。 
销售出库单  销售出库单的制作同销售系统中的销售出库单 
生产领料单  生产用料的领取结合物资仓库的具体管理模式进行。仓库保管要保证将领料单及时输入电脑,使得仓库实存数据与电脑保持一致。生产领料单可以结合计划系统使用,手工领料单在输入电脑后在单据上要注明电脑编号。
使用BOM后,生产领料凡BOM中含有的,不得手工录入,直接根据投料单就可制作完成;手工录入部分必须有相应的手工签字程序,这道程序在电脑中未能完成审核之前,须有手工批单并保管好。 
不论是否购买成本管理系,在输入生产领料单时,必须输入成本对象,以便成本核算。 
委外加工领料单  用于外协发出的货物都输入到委外加工领料单中,不作为生产领料单,外协发出要与生产任务单结合起来使用。???? 
其他出库单  除上述外的出库归到其他出库中,具体指开发用料、办公用料、借货、其他用料等。 
根据需要可将其他出库单类型直接分为几种类型:开发出库、借货出库等 借货由仓库保管根据借货单手工录入,归还时不作入库,而做红字其他出库单。借货单有客户的写客户,没有的写借货人部门。基础资料中没有的客户可不增加,只在备注中注明为某一单位借即可。 
其他单据  仓库保管要按照有关流程要求按期盘点,将盘点结果制成库存调整单,同时将盘点结果报物资主管。 
保管之间制作调拨单时,要相互通知,由调入仓库制作,调出仓库审核。 四、  其他 
各操作员遇到的问题请和困难记录下来,及时与系统操作员联系或与相关人员交流解决。 
出现输入时间滞后补输单据时,如果输入日期与单据实际发生日期不一致且分属两个月份时,业务日期的输入要向系统操作员请示。 
运行一段时间后,想取消手工单据的,在制单和审核人上要调整,并增加修改人一项。修改人即自定义单据中当前操作员。调整后,单据就由不利的一方审核。如销售出库单的主要有两个,保管和发货员,发货员应是制单人或修改人,保管人是审核人。因为一审核后你就不能更改、删除或作废,且单据是你做的,你得认帐。其他单据参照此原则办理。 
说到这里,要再一次强调操作密码,各人必须保管好自已的密码,且密码不得为生日,单纯数字等,长度最低为6位。 
各相关操作员要随时查看已下采购订单长期未达货的情况、已作收货通知单长期未入库情况、已下销售订单长期未发货情况等等。 
各系统中有一系列的管理用报表,如:采购订单执行情况表、销售订单执行情况表、库存情况表、外购入库情况表、库龄表等等,可随时参考使用
为了让大家对整个系统有个全面的认识,提供了一个演示帐套,帐套名为:工业演示帐套,用户AAA(用户名不分大小写),密码为空。由于AAA具有很大的权限,大家可以在此随意使用增加/修改/删除等功能。 
凡是上面所述中提到的必须以**录入的,你用其他方式录入时都不通过,此时你须向系统操作员申请解除录入控制,待录入审核完成再行控制。以后大家形成了习惯,大部分控制会放松。 
大家不要只看自已所使用的系统,其他系统中也有相关的内容,结合到本办法,大家在系统中仔细揣摩一定会有不小的收获。大家在工作中有什么意见和建议请及时提出来,以便解决。

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